Dit is de privacyverklaring van Conflictbemiddeling Nauta, gevestigd aan de Jan Schamhartstraat 35, 8121 CM te Olst. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
Conflictbemiddeling Nauta is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77130189.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Conflictbemiddeling Nauta is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Indien u een opdracht verstrekt voor mediation of contact hebt met de vertrouwensperspoon, worden persoonsgegevens verwerkt die u en eventueel andere deelnemers in dit traject verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation of van het gesprek met de vertrouwenspersoon, kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die Conflictbemiddeling Nauta verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, via telefoon of per e-mail, verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Conflictbemiddeling Nauta gebruikt uw e-mailadres verder om u af en toe een update te sturen over onze dienstverlening. Indien u een opdracht aan ons heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij u nieuwsbrieven op grond van ons gerechtvaardigd belang. Nieuwsbrieven zullen slechts sporadisch verstuurd worden. Indien u niet eerder gebruik heeft gemaakt van onze diensten maar op andere wijze met ons in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag), zullen wij u om toestemming vragen om nieuwsbrieven aan u te versturen, en dit alleen doen als u daarvoor uw toestemming heeft verleend.
Administratie
Conflictbemiddeling Nauta bewaart haar administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
Conflictbemiddeling Nauta bewaart overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Dossiers mediation of vertrouwenswerk
Conflictbemiddeling Nauta bewaart dossiers, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende 20 jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien wij van mening zijn dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator of vertrouwenspersoon verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan Conflictbemiddeling Nauta heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de mediator een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten. Conflictbemiddeling Nauta verstrekt uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Mediation
Indien er sprake is van een klacht inzake een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Conflictbemiddeling Nauta heeft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
U heeft de volgende rechten:
Indien u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop Conflictbemiddeling Nauta omgaat met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 0683056400 of e-mail: ingrid@conflictbemiddelingnauta.nl.
Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl .
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
April 2020